Políticas de Privacidad Rayo Colombia

RAYOCOL S.A.S. (en adelante “RAYO”) empresa identificada con NIT. 901.287.0680, cuyo domicilio es en la Carrera 11 A #94 A – 31, Oficina 106 de la Ciudad de Bogotá D.C., en cumplimiento de la ley 1581 de 2012 y sus Decretos Reglamentarios te informa que es Responsable del Tratamiento de los Datos Personales que recolecta y para ello cuenta con una Política de Tratamiento de Datos Personales.

En cumplimiento de lo dictado en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política y lo ordenado en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios se informa que RAYO es Responsable del Tratamiento de los Datos Personales que recolecta y para ello cuenta con la siguiente Política de Tratamiento de Datos Personales.

Los mecanismos a través de los cuales RAYO hace uso de tus datos personales son seguros y privados, ya que contamos con los medios físicos y tecnológicos idóneos para asegurar que son tratados de manera tal que se impida el acceso indeseado o no autorizado por parte de terceras personas y, en ese mismo sentido, asegurar la privacidad de los mismos.

I. Definiciones

Para efectos de la presente política, los términos que se señalan a continuación tendrán los siguientes significados, de acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y sus respectivos decretos reglamentarios:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita a través de la cual el Responsable del tratamiento de datos informa al Titular acerca de la existencia de la Política de Privacidad que le aplica, la forma de acceder a la misma y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales. El aviso de privacidad es utilizado únicamente en caso de no ser posible para RAYO poner a tu disposición la Política de Privacidad.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que es objeto de Tratamiento.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato privado: Aquel dato que es solo relevante para su Titular.
Dato semiprivado: Dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar a su titular y a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general.
Dato público: Dato que no es ni semi-privado, ni privado, ni sensible, y que por su naturaleza puede estar contenido en registros públicos, documentos públicos, gacetas, boletines oficiales, y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas, que no están sometidos a reserva alguna, por lo cual pueden ser adquiridos por cualquier persona sin necesidad de autorización para el efecto.
Dato sensible: Aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tal como el que revele el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garantice los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento y siguiendo sus instrucciones.
Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar, cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, con el fin de que el Encargado realice el Tratamiento por cuenta del Responsable.

II. Avisos legales

El USUARIO declara y se obliga a que sus conductas se ajusten a la ley, implementando toda medida que evite que sus operaciones con RAYO sean con o sin su consentimiento y conocimiento como instrumento para el ocultamiento, manejo, defraudación o aprovechamiento en cualquier forma de la identidad.
El USUARIO será responsable frente a RAYO por todos los perjuicios que se causaren como consecuencia de incumplir las declaraciones y obligación anteriores. Dicha responsabilidad se extenderá a terceros.
Al acceder a la página web www.rayo.com.co, el USUARIO declara que es mayor de edad y dispone de la capacidad necesaria para contratar con RAYO, manifiesta que entiende y acepta en totalidad las condiciones aquí enunciadas para utilización de la página web y la contratación con RAYO.
El USUARIO acepta que el acceso a la pagina web, así como el uso que pueda hacer de los servicios e información contenida en la misma, son de exclusiva responsabilidad del USUARIO.
RAYO no será responsable por los errores que llegase a presentar la información que no sea de su autoría. RAYO tampoco será responsable de los daños o perjuicios que se puedan llegar a ocasionar como resultado del uso de dicha información.
RAYO podrá guardar registros físicos o magnéticos con el fin de comprobar la identidad y la veracidad de los datos indicados por el USUARIO.
RAYO presumirá que, si el USUARIO está actuando a nombre una persona jurídica con o sin ánimo de lucro, es porque está en la total capacidad y autorización de hacerlo.

III. Uso de la información personal

Esta política es aplicable a los datos personales que los Titulares de la información directamente o Terceros autorizados entregan a RAYO por cualquier medio (verbal, pagina web o físico), y para aquellos que, a través de cualquier medio licito, sean recaudados por RAYO sin requerir de una autorización previa para su tratamiento.

1. Tratamiento de datos públicos

Es posible que RAYO realice el Tratamiento de datos personales de naturaleza pública sin previa autorización de los Titulares, recopilados éstos de registros públicos, documentos públicos, gacetas, boletines oficiales y/o sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas.

Los datos personales públicos serán tratados por RAYO conforme a la presente Política de Privacidad y los Titulares podrán ejercer los derechos que se mencionan a continuación. RAYO adoptará las medidas necesarias que garanticen el cumplimiento de los principios y obligaciones contempladas en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.

2. Tratamiento de información personal de funcionarios

A través de los diferentes canales de comunicación o de los documentos dispuestos para el efecto, por medio los cuales se realiza el proceso de selección y posteriormente se formaliza la vinculación laboral, se recolectan y almacenan datos personales de los funcionarios de RAYO.

Esta información es entregada directamente por los Titulares de la información o recopilada mediante fuentes públicas o privadas, estas últimas consultadas previa autorización del titular, y es tratada conforme la presente Política, dentro del marco contextual de la Ley 1581 de 2012 y normas reglamentarias, y bajo las finalidades consagradas en las autorizaciones otorgadas para el efecto.

3. Tratamiento de información personal de proveedores y contratistas

A través de los diferentes canales de comunicación o de los documentos dispuestos para el efecto, por medio los cuales se formaliza la vinculación de proveedores y contratistas, se recolectan y almacenan datos personales de los proveedores que prestan sus servicios a RAYO.

Esta información es entregada directamente por el representante legal del proveedor, en caso de encontrarse constituido como una persona jurídica, y/o directamente por los Titulares de la información, y es tratada conforme la presente Política, dentro del marco contextual de la Ley 1581 de 2012 y normas reglamentarias, y bajo las finalidades consagradas en las autorizaciones otorgadas para el efecto.

4. Tratamiento de información personal de los solicitantes de servicios y clientes

Mediante diferentes herramientas tecnológicas, canales de comunicación y/o documentos dispuestos para la vinculación de los USUARIOS de RAYO, y en el normal desarrollo de sus operaciones, recolecta, almacena y en general realiza el tratamiento de los datos personales de quienes solicitan los servicios de RAYO, así como de quienes se convierten en clientes, entregados éstos directamente por los Titulares de la información, y es tratada, conforme a la presente Política, dentro del marco contextual de la Ley 1581 de 2012 y normas reglamentarias, y bajo las finalidades consagradas en las autorizaciones otorgadas para el efecto.

5. Tratamiento de información personal sensible

RAYO recolectará los siguientes datos personales sensibles, entendidos estos como aquellos que podrían generar discriminación hacia el Titular de la Información como datos de salud, ideología política o filosófica, orientación sexual, características físicas como tono de voz o huellas digitales. Los datos sensibles se tratarán exclusivamente para las siguientes finalidades:

Datos sensibles	Finalidades
Información de salud.	Seguimiento de condiciones de salud del empleado. No se captura mediante la app de Rayo información sensible sobre salud conectada de nuestros usuarios
Información de niños, niñas y adolescentes	Conocimiento del núcleo familiar con el fin de poder entregar regalos o detalles en fechas especiales
Género o sexo	Para llevar un seguimiento demográfico de la compañía
Geolocalización o ubicación en tiempo real	Prevención de fraudes, Seguridad y funcionamiento de la aplicación móvil

En caso de requerirse este tipo de información para el adecuado desarrollo de sus actividades o la prestación de sus servicios, RAYO solicita a los Titulares su autorización expresa, previa e informada, la cual siempre se brinda de manera libre y voluntaria.

Las respuestas a las preguntas que sean efectuadas a los Titulares en torno a información sensible serán facultativas y en este caso se informará previamente al Titular que información sensible se está recolectando y las razones del tratamiento realizado por parte de RAYO.

Excepcionalmente, RAYO podrá tratar datos personales sensibles sin autorización del Titular para los siguientes casos:

Para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este caso, RAYO adoptará las medidas necesarias para la supresión de identidad de los Titulares.

6. Tratamiento de información personal de niños, niñas y adolescentes

Por la actividad comercial que RAYO usualmente realiza, NO recolecta NI trata datos de menores de edad.

Sin embargo, en caso de ser necesario hacerlo y en cumplimiento con las normas de protección de datos personales vigentes en Colombia, RAYO brindará las garantías para que los menores de edad puedan ejercer su derecho a la libertad de expresión, libre desarrollo de la personalidad y a la información.

En ese sentido, en caso que se deba obtener una información que verse sobre niños y niñas o menores de edad, ésta deberá ser suministrada por parte de su representante legal o acudiente y RAYO se reserva la posibilidad de poner en conocimiento de las autoridades situaciones que en su concepto puedan poner o pongan en peligro la integridad de un menor de edad.

Los datos personales de menores de edad que se lleguen a tratar, tendrán la naturaleza de datos personales sensibles.

En Rayo prohibimos la explotación y abuso sexual infantil. Además, cualquier material que ponga en peligro la seguridad infantil, puedes hacer la denuncia sobre nuestra app o web. O puede contactarnos a info@rayo.com.co

7. Tratamiento de información personal de usuarios de las plataformas digitales

A través de los diferentes sitios web y/o aplicaciones propias de RAYO, se recolecta, almacena y en general se realiza el tratamiento de los datos personales de quienes acceden a estas herramientas digitales y se registran mediante los accesos “Mi cuenta” o “Quieres mas información” o demás accesos y que sean entregados directamente por los Titulares de la información. Esta información es tratada conforme a la presente Política, dentro del marco contextual de la Ley 1581 de 2012 y normas reglamentarias, y bajo las finalidades consagradas en las autorizaciones otorgadas para el efecto.

Así mismo, nuestros sitios web y/o aplicaciones permiten en muchas ocasiones compartir imágenes, fotografías, comentarios, artículos y blogs. Al subir este contenido se autoriza a RAYO para presentarlo en su página de internet, redes sociales u otros medios de comunicación y utilizarlos como parte de campañas comerciales o de mercadeo dirigidas al público en general a través de distintos medios de comunicación.

8. Políticas de Recolección y tipos de datos recolectados

RAYO RAYO recolectará los datos personales principalmente a través de su sitio web www.rayo.com.co y a través de los formularios que se incluyen en la aplicación móvil “Rayo Credi” también podrá recolectar información por cualquier otro medio como vía telefónica, correo electrónico, redes sociales y de forma presencial.

Adicionalmente, RAYO recolectará información personal a través de Terceros, siempre y cuando existan negocios jurídicos que faculten su recolección. También se recolectarán datos a través de referidos, para lo cual, se entenderá que, al suministrar la Información el Tercero tendrá autorización del Titular de dicha información.

En cualquier caso y, con excepción de los datos personales públicos, RAYO solicitará la autorización del Titular antes de la recolección de la información personal, por regla general, esta autorización será escrita, sin perjuicio que pueda emitirse de forma verbal o por actos del Titular que evidencien su aceptación.

También se recolectarán datos personales por el hecho de acceder a nuestro sitio web, a través de Cookies.

RAYO recolectará y tratará los siguientes tipos de datos personales:

Datos de identificación	Nombres y apellidos, documento de identidad y número de identidad, fecha de nacimiento, sexo.
Datos de contacto o ubicación	Correo electrónico personal, teléfono fijo o celular personal, dirección de residencia.
Datos financieros	Cuenta bancaria (número de cuenta, tipo de cuenta y banco), valor de ingresos mensuales, tiempo de plazo de crédito, valor de crédito solicitado.
Datos laborales y comerciales	Tipo de ocupación, nombre del empleador o empresa, tiempo de antigüedad laboral.
Datos socio-económicos	Número de personas que dependen del titular
Datos de acceso a la plataforma	Contraseña y nombre de usuario
Datos médicos	Información del estado salud, enfermedades o alergias que puedan implicar un tratamiento especial durante la ejecución del servicio adquirido.

Adicionalmente, en caso de recolectar los datos personales a través de la aplicación móvil, se tratarán los siguientes datos personales adicionales:

Tipo de datos	Datos tratados	Finalidad
ID del equipo	Datos de identificación del equipo móvil donde utilice la aplicación móvil como Android ID, IMEI, BSSID y/o MAC Address.	Funcionamiento de la aplicación móvil. Prevención de fraudes y seguridad.

9. Políticas de Almacenamiento

Los datos personales de los Titulares de la información serán almacenados en SERVIDORES PROPIOS Y EN LA NUBE CONTRATADOS CON TERCERO, el cual es administrado por la empresa. Los servidores de Rayo son administrados por Rayo Col y los servidores de tercero administrados por estos el cual cuenta con las medidas de seguridad técnicas para garantizar la accesibilidad, integridad y confidencialidad de los datos personales. En cualquier caso, RAYO tiene la facultad de acceder a los datos personales almacenados en cualquier momento. El periodo de almacenamiento de los datos personales dependerá de la autorización concedida por el Titular y de las políticas de supresión de los datos personales.

10. Políticas de Supresión de Datos Personales

La información suministrada permanecerá almacenada por el término máximo necesario, esto es, durante mínimo diez (10) años, para permitirnos el cumplimiento de las obligaciones legales y/o contractuales a nuestro cargo especialmente en materia contable, contractual, fiscal y tributaria o para atender las disposiciones aplicables a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información, así como para suministrar información publicitaria, laboral y de mercadeo a los titulares, transferirla y transmitirla a terceros en caso de fusión, consolidación, adquisición, desinversión u otro proceso de restructuración y en virtud de un contrato de transmisión de datos personales.

En cualquier caso, la información personal permanecerá almacenada como mínimo el tiempo que dure la relación contractual entre RAYO y el Titular de la Información, por lo cual, el Titular no podrá solicitar la supresión de sus datos personales mientras subsistan obligaciones entre RAYO y el peticionario.

Una vez finalizada la relación contractual entre RAYO y el Titular y no existan obligaciones pendientes entre RAYO y el Titular, el Titular podrá solicitar la supresión de sus datos personales, frente a lo cual RAYO podrá, facultativamente, la eliminación de los datos personales solicitados o la anonimización de estos, de tal forma que no sea posible relacionar los datos con el Titular de la Información.

En todo caso, para efectos del tratamiento de datos personales con fines de archivo por interés público, fines de investigación científica o histórica, o fines estadísticos, la información será anonimizada o cifrada con el fin de evitar la vinculación de los datos a los titulares.

11. Seguridad y filmaciones (grabaciones)

RAYO como parte de sus políticas de seguridad, monitoreo de sus actividades y controles de entrada y salida de sus oficinas, podrá realizar grabaciones de audio y video en sus oficinas y sitios comunes de sus instalaciones. Tales grabaciones realizadas mediante un sistema de video vigilancia, tendrán una duración en los archivos de la entidad de un máximo de dos años para posteriormente ser objeto de borrado o destrucción segura.

IV. Terceros y la información personal

1. Encargados del tratamiento de la información

Como se establece en las finalidades con las cuales se recolecta y trata la información personal, RAYO, para la adecuada prestación de sus servicios, acudirá en ocasiones a personas naturales o jurídicas para que con su colaboración se puedan realizar adecuadamente todas las labores y se preste el mejor servicio a sus funcionarios, usuarios, clientes, proveedores y/o contratistas.

Esto implicará que en ocasiones exista la necesidad de que esos terceros tengan acceso a determinada información personal almacenada en las bases de datos de RAYO, caso en el cual se velará porque:

Toda información que se entregue a un tercero estará precedida de un acuerdo en donde consten sus obligaciones de confidencialidad y seguridad en el tratamiento de la información, las cuales serán, al menos similares a las establecidas por RAYO en sus procesos internos.
La información sólo sea utilizada para el cumplimiento de las finalidades establecidas en las autorizaciones otorgadas por los titulares y en esta política de privacidad.
Sólo se comparta la información estrictamente necesaria para el cumplimiento de las funciones del tercero encomendadas por RAYO.
La información compartida con un tercero será devuelta por éste a RAYO o destruida de forma segura en caso de no ser posible la devolución, una vez el tercero haya desarrollado las labores encargadas.

2. Información personal proveniente de terceros

En desarrollo de alianzas de tipo comercial dentro de las que se incluye el ofrecimiento de los productos o servicio de RAYO por parte de terceros, o el ofrecimiento de productos y servicios de terceros por parte de RAYO, previo acuerdo para el efecto, se podrá recibir información personal recopilada de forma independiente por dichos terceros.

En estos casos RAYO actuará como Encargado del tratamiento de la información, de tal manera que su actuación siempre estará basada en el convencimiento que esos terceros cuentan con las autorizaciones necesarias para utilizar la información con las finalidades para la cuales es entregada a la entidad.

En caso de ejercicio de los derechos por parte del Titular de los datos personales suministrados por el tercero, RAYO hará sus mejores esfuerzos por realizar el traslado de la solicitud a los Responsables correspondientes y porque se brinde una respuesta adecuada a las necesidades del peticionario sin hacerse responsable por el tratamiento de los datos efectuado por el tercero, el alcance de las autorizaciones otorgadas, ni por el contenido de las respuestas que se den a las solicitudes.

3. Información personal de referencias

La recepción de la información personal de terceras personas entregada por los clientes, usuarios solicitantes de servicios, proveedores o funcionarios de RAYO debe estar precedida de las debidas autorizaciones por parte de los Titulares de la información.

De esta manera, RAYO entiende que quien realiza entrega de información personal correspondiente a terceros, como es el caso de la entrega de personas que sirven de referencia personal o comercial, cuenta con todas las autorizaciones pertinentes para su tratamiento y en ese sentido libera a RAYO de cualquier responsabilidad por el uso que le dé a los datos personales de acuerdo con las finalidades para las cuales se le hace entrega de la información.

V. Finalidades del tratamiento de la información personal

1. Información personal de clientes

Efectuar el registro e identificación como cliente de RAYO.
Realizar ante los Operadores de Información (Datacrédito (Experian), Cifin (Transunion) y/o cualquier otra entidad que llegue a manejar bases de datos con los mismos objetivos) la consulta de la información crediticia, así como el reporte de la generación, modificación, extinción, cumplimiento o incumplimiento de las obligaciones contraídas en favor de RAYO y la utilización indebida de los productos y/o servicios prestados u ofrecidos por la entidad.
Realizar gestión de conocimiento y validación de los datos suministrados por medio de los formularios dispuestos para el registro y solicitud de servicios en fuentes públicas y privadas, así como mediante comunicación con quienes son registrados como referencias;
Gestionar los servicios ofrecidos por RAYO a través de sus páginas web, aplicaciones móviles y cualquier otra plataforma tecnológica desarrollada por la entidad, realizando validación biométrica o conocimiento de la geolocalización del usuario o cliente cuando así lo establezca RAYO para la prestación de sus servicios.
Compartir e intercambiar con sus entidades filiales, matrices, aliadas y/o con entidades financieras, dentro y fuera del territorio colombiano, la información personal contenida en las bases de datos con fines de control de riesgos, desembolso y pago de obligaciones, comerciales, estadísticos y la realización de actividades de mercadeo y publicidad de sus servicios.
Utilizar los comentarios, artículos, imágenes u otros contenidos publicados por los clientes o usuarios en nuestras páginas de internet www.rayo.com.co, redes sociales y en cualquier otra que llegue a ser creada o usada por la entidad, para la realización de actividades comerciales o de mercadeo de RAYO a través de nuestras páginas de internet, redes sociales u otros medios de comunicación conocidos o por conocer, así como utilizarlos como parte de nuestras campañas comerciales o de mercadeo dirigidas al público en general a través de distintos medios de comunicación.
Adelantar contacto y enviar comunicaciones con información considerada de interés de los clientes y/o relacionada con los servicios y productos de RAYO y/o de terceros con los que se tengan relaciones comerciales o alianzas, con fines comerciales y de mercadeo, a través de correos electrónicos, mensajes de texto (SMS/MMS), herramientas de conversación instantánea, comunicación telefónica y/o por cualquier otro medio de contacto conocido o que llegue a desarrollarse en un futuro.
Realizar actividades de cobranza, aviso de reporte a las centrales de riesgo, entrega de extractos y paz y salvo de obligaciones por cualquier medio de comunicación, ya sea este correo electrónico, mensaje de testo (SMS/MMS), herramientas de conversación instantánea, teléfono y/o por cualquier otro medio de contacto conocido o que llegue a desarrollarse en un futuro.
Realizar gestión de conocimiento y actualización de la información personal de los clientes a través de diferentes actividades como lo son la consulta en bases de datos públicas, páginas de internet, redes sociales y por medio de contacto con las personas que han servido de referencia para la aprobación y utilización de los servicios de RAYO.
Compartir la información personal recopilada por RAYO con terceros proveedores localizados en Colombia o en el exterior para las mismas finalidades señaladas en la presente política y en las correspondientes autorizaciones. Para efectos de esta finalidad, se tiene como terceros, entre otros, proveedores del servicio de call y contact center, proveedores del servicio de mensajería, empresas de cobranza y profesionales del derecho que colaboran con la entidad en la recuperación de su cartera, proveedores de servicios de publicidad y mercadeo.
En todo caso, esas entidades estarán igualmente sujetas a las mismas obligaciones de confidencialidad en el manejo de la información a que está sujeto RAYO con las limitaciones legales impuestas por las leyes aplicables sobre la materia, en la jurisdicción donde ésta se recolecte, archive, procese o transmita.
Adelantar la gestión de cobranza directamente o a través de terceros por medio de los canales de comunicación tanto físicos como remotos, como carta, llamadas telefónicas, email, redes sociales tales como Facebook, o mensajes de texto (a través de SMS, sitio web o aplicaciones móviles), WhatsApp u otras plataformas de mensajería instantánea, al número de celular que he registrado o cualquier otro dato de contacto que haya informado, con el objeto de hacerme llegar información relacionada con las finalidades descritas, a menos que indique no autorizo alguno de los canales de comunicación establecidos.
Para el funcionamiento de la aplicación móvil.

2. Finalidades comunes a todos los titulares de la información

Dar cumplimiento a las obligaciones legales de información a los entes administrativos, así como a autoridades competentes que así lo requieran.
Atender y dar trámite a las peticiones, quejas y reclamos formulados por los titulares de la información.
Conservarla para fines de control, estadísticos e históricos, y/o para cumplir con las obligaciones legales en lo que a conservación de información y archivos se refiere.
Controlar el acceso y la seguridad de las instalaciones de RAYO y archivos almacenados en ellas mediante sistema de video vigilancia.

La información personal no será utilizada o tratada con propósitos diferentes a los aquí indicados. En todo caso, RAYO informará las finalidades específicas al titular, de forma previa, expresa e informada al tratamiento de la información personal por parte de la entidad y la respectiva autorización por parte del titular.

VI. Derechos de los titulares de la información y su ejercicio

Los titulares de los datos personales tratados por RAYO tienen derecho a:

Para el ejercicio de estos derechos, el Titular podrá contactarse con RAYO a través de comunicación escrita dirigida a nuestra área de atención al cliente, a la siguiente dirección Carrera 11 A #94 A – 31 de la ciudad de Bogotá D.C. entre las nueve de la mañana y las cuatro de la tarde (9:00am – 4:00pm) de lunes a viernes o al correo electrónico: info@rayo.com.co.

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito la solicitud de la autorización al Titular, conforme a las normas vigentes.
Ser informados, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. Sin embargo, tal revocatoria o la eliminación de la información no será procedente mientras se mantenga una relación de tipo comercial o legal con RAYO.
Acceder en forma gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de tratamiento una vez al mes o cada vez que existan modificaciones sustanciales a estas políticas de tratamiento de la información personal que motiven nuevas consultas.

Dicha comunicación deberá contener todos los datos del peticionario que sean necesarios para efectos de garantizar la oportuna y efectiva respuesta, acompañada de una descripción precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de sus derechos.

Es de anotar que la solicitud de eliminación de los datos significará que los mismos no podrán ser accesibles para el desarrollo de las operaciones normales de la entidad, sin embargo, podrán mantenerse en sus archivos con fines estadísticos, históricos, atención de peticiones, quejas o reclamos presentados por el Titular o requerimiento de autoridades administrativas o judiciales en ejercicio de sus funciones.

VII. Atención de peticiones, consultas y reclamos

RAYO, a través de su área de atención al cliente, atenderá todas las peticiones, consultas, quejas y/o reclamos del Titular de la información, relacionadas con los derechos de los titulares de la información.

De conformidad con el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012 las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de las mismas. Cuando no fuere posible atender una consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá, bajo el entendido de que en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

De conformidad con el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012 cuando el Titular o sus causahabientes consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante el Responsable o Encargado del Tratamiento.

Ante RAYO el reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a la entidad, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.

Una vez sea recibido el reclamo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite”, en un término no mayor a dos (3) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, en caso de reclamos incompletos, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En el evento en que RAYO no sea competente para resolver el reclamo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (3) días hábiles e informará de la situación al interesado.

En todo caso, el término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Finalmente, para el ejercicio de estos derechos, el Titular podrá contactarse con RAYO a través de comunicación escrita dirigida a nuestra área de atención al cliente, a la siguiente dirección Carrera 11 A #94 A – 31 de la ciudad de Bogotá D.C. entre las nueve de la mañana y las cuatro de la tarde (9:00 am – 4:00 pm) de lunes a viernes o al correo electrónico: info@rayo.com.co.

VIII. Veracidad

RAYO asumirá que la información entregada por sus clientes, usuarios, solicitantes de servicios, funcionarios y proveedores es completa, actual y veraz, resultando de su entera responsabilidad cualquier disconformidad entre los datos entregados y la realidad.

Los Titulares de datos personales se encuentran comprometidos a notificarnos de cualquier cambio en la información suministrada a RAYO por cualquier medio.

IX. Obligaciones de Rayo como responsable del tratamiento

RAYO, en su calidad de Responsable del Tratamiento cumple con las siguientes obligaciones, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la Ley 1581 de 2012 y/o en otras normas que rijan su actividad:

Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular en los casos en que resulte necesario.
Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada en los casos en que resulte necesario.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento por parte de terceros.
Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.
Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

X. Modificaciones a la política de privacidad

RAYO se reserva el derecho de modificar la presente política de privacidad en cualquier momento y de manera unilateral. Para el efecto realizará la publicación de un aviso en la página de internet con diez (10) días hábiles de antelación a su entrada en vigencia. En caso de no estar de acuerdo por razones válidas y que se constituyan en una justa causa con las nuevas políticas de manejo de la información personal, los Titulares de la información o sus representantes podrán solicitar a RAYO el retiro de su información a través del medio indicado anteriormente, sin embargo, no se podrá solicitar el retiro de los datos mientras se mantenga un vínculo de cualquier orden con RAYO.

XI. Ley y jurisdicción

Toda interpretación, actuación judicial o administrativa derivada del tratamiento de los datos personales que conforman las bases de datos de RAYO y la presente declaración de privacidad estará sujeta a las normas de protección de datos personales establecidas en la República de Colombia y las autoridades administrativas o jurisdiccionales competentes para la resolución de cualquier inquietud, queja o demanda sobre las mismas serán las de la República de Colombia.

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La fecha de publicación y entrada en vigencia de la presente política es el 13 de Febrero del 2024.